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電子化で紙書類を資産化。
保存、管理、整理をスマートに。

紙書類や図面の電子化。
そのメリットは分りつつも、その煩雑な業務を考えると、二の足を踏んでしまう・・・

でも、ご安心ください。
ケープリントの「まるごと電子化」なら、
大きな図面から、細かい伝票類に到るまで、社内の書類を文字通り、まるごと「電子化」できます。

書類電子化のメリット

まるごと、省スペース

●かさばる図面や書類を、コンパクトに

書庫にあふれた資料。かさばる大型図面。
机に積み重なる関係書類…
年を追うごとに、保管書類は増え続けます。
紙書類を電子化すれば、スペースの有効活用、さらには事務所費用の削減が可能となります。
また、書類の整理や閲覧にかかる時間の軽減し、人件費を削減。
スピーディーで効率的なワークフローに、貢献します。

まるごと、検索

●OCRで、スピーディな検索可能

書類を電子化する際、文字を読み取り、文字情報を付加する、OCR。
データに文字情報を埋め込むため、あたかもコンピュータで作成した書類のように、全文検索が容易となります。
ケープリントの「まるごと電子化」は、高性能なOCRにより、高い認識率を誇ります。
また、従来のOCRでは難しかった縦組書類の認識も、可能です。

まるごと、セキュア

●書類の共有化と、セキュリティの向上

紙書類では難しい、書類の共有化も電子化で実現。
スマートフォンやタブレット端末による、出先からの資料参照なども可能となり、ビジネスチャンスを広げます。
電子化により書類の紛失、誤廃棄なども未然に防ぎ、セキュリティの向上に役立ちます。 遠隔地にバックアップすることにより、大規模災害への備えも万全です。 また、社内コンプライアンスに準じた閲覧権限を施せば、秘密漏洩等の防止に効果が期待できます。

まるごと、マネジメント

●破棄・申請更新などの、ライフサイクルに合わせた書類管理

企業で取り扱う書類は、適切な処分を求められる時代となりました。
個人情報保護法、マイナンバー法などで取り扱う情報は、適切な時期に破棄、要望に応じた削除が求められます。
各種更新手続きなども、時期ごとのインデックスを付加し、申請漏れを防ぎます。
レコードマネジメントの規格であるISO 15489-1(JIS X 0902-1)が、制定されるなど、
企業での書類の取り扱いが受注に影響を及ぼす時代となりつつあります。
書類電子化により、これらのライフサイクルマネジメントが、スムーズとなります。

「まるごと電子化」はまるごと、違う

万全なセキュリティ

●大切な書類も「まるごと」お任せ、安心な社内環境

●書類のお預かり・ご返却も、営業担当者が自ら、デリバリーいたします。
●スキャニングからデータ化まで、専用フロア内で完結。書類やデータの漏洩リスクを低減します。
 社屋入口に監視カメラを設置し、各フロアの入退室管理、従業員の入退館もICカードで管理した万全の体制です。
●B0サイズまでの大判スキャンも、自社内で対応。社外に書類を持ち出さないから安心です。
●データ処理は、独立したネットワーク環境での作業。
●2006年より、プライバシーマークを取得。認証機関からの定期的な監査を受け、その成果を更なる安全対策に活かしています。

大きな図面から、小さな帳票まで

●特有の書類・資料も「まるごと」電子化

●自社保有の大判スキャナーで、B0サイズまでの図面もフルカラーで対応します。
●薄くて小さな、領収書・帳票類のスキャンも可能。
●長尺物のスキャンも可能です。パノラマ図なども電子化します。
●社内に断裁機を保有。書籍類などをリーズナブルにスキャンします。
●大切な書籍などは、非破壊スキャニングも可能。
●ホッチキス除去等の前工程も、まるごとおまかせ。

「込み込み」での契約も可能

●安心の上限金額で、「まるごと」安心価格

「まるごと電子化」は、上限金額を定めた包括的な契約も可能です。
弊社の営業担当者がお伺いし、大よその数量と原稿のコンディションを元に、価格をご提示します。
下準備が必要な原稿などが含まれていても、可能な限り上限価格以内で、電子化いたします。
明瞭な価格提示で、計画的な予算組みを可能としました。

かゆい所に手が届く、電子化

●確かな目配り・気配りと、フットワークの良さを、「まるごと」

「まるごと電子化」は、営業担当者が、ご提案・お見積りから、進行管理、書類のお引取り・ご納品まで、責任を持って担当させていただきます。
それは、安心をお届けするには、営業担当者が、お客様の声を直接伺い、小回り良い対応と、確実な進行管理を行う事が最良だと考えているからです。
「まるごと電子化」では、お引き受けする案件を、東京都内、ならびに近郊に、「あえて」 限らせていただいています。

なぜなら…
東京都内でオペレーションしている「まるごと電子化」の営業担当者が、責任を持ってお引き受けできる案件以外は、承らないポリシーだからです。
書類電子化は、お客様の大切な書類をお預かりする、責任のある仕事。
フェイス・トゥ・フェイスならではの、確実で責任ある対応をお約束いたします。

それぞれに、それぞれの「まるごと電子化」

必要な書類をすばやく、見つけたい

●OCR(文字情報付加)とインデックス処理で、ラクラク検索

たとえば、退職した担当者が作成した書類を、簡単に探し出したい…

書類を電子化することにより、検索、データの共有化を図れます。
「まるごと電子化」では、単に書類をスキャンするだけではなく、OCR(文字情報付加)処理が可能。
スキャン書類にテキストデータを埋め込むOCRにより、Adobe Reader等のフリーソフトで、複数書類の全文検索が可能となります。
また、ご要望に応じて、電子化の際、体系的でわかりやすいフォルダ名やファイル名を付加し、インデックス化します。
そのため、コンピュータ上での膨大なファイル管理が容易となります。
「まるごと電子化」は、御社のニーズに応じた書類マネジメントを提案させていただきます。

書類を、長期間保存したい

書類や図面を「資産化」して、未来の仕事へつなげたい

たとえば、補修工事に必要な図面を数十年間、安全に保管したい…

過去の貴重な書類や図面を保存・伝達する意義は、計り知れません。 しかし、電子化の際、マイナーなファイル形式で作成した場合、将来、そのファイルが開くソフトウェアがあるとは限りません。 「まるごと電子化」では、国際規格に準じた、PDF/Aでの電子化も可能です。 標準化されたファイル形式で、継続性・将来性のある書類電子化をサポートします。
また、従来のOCRでは難しかった縦組書類の認識も、可能です。

書類を、外でも手軽に見たい

たとえば、必要なページを1つのPDFにまとめ、タブレットで閲覧

ひとつの案件なのに、書類や図面がバラバラで不便。現場や客先で、手軽に閲覧したい…

そんな、悩みも「まるごと電子化」で、解消。 ご要望に応じて、電子化された書類の必要ページだけを抽出し、新たに1つのPDFデータにまとめる事が可能です。 バラバラのファイルではなく、1冊分にまとめたPDFなので、利便性も高まります。 もちろん、タブレット端末やスマートフォンからも閲覧できます。 社外へのプレスシリースなどの資料、図面集、プレゼンテーション資料など、さまざまな用途で、ご活用いただけます。

PDFサンプル

お問い合わせ G

「まるごと電子化」の
ワークフロー

まずは、お問い合わせください。当社の営業担当者が、御社に伺います。ご要望・予算等をヒアリングさせていただきます。御社の課題をお伺いしながら、問題解決手段を模索し、最適なプラン・スケジュールをご提示いたします。

当社のプランにご納得いただけましたら、業務委託契約、秘密保持契約等を締結いたします。

書類のお預かりは、基本的に営業担当者が、責任を持って直接御社へ伺います。数量の多い場合は、数回に分けてのお預かりとなります。

ホッチキス外し等の前準備をした後、書類をスキャニングし、データ化します。 ご要望に応じて、OCR(文字情報付加)処理、インデックス等を付加します。

指定通りの仕上がりとなっているか、目視でのチェックをいたします。

ご指定のメディアで、データを納品いたします。書類のご返却・廃棄等も、併せて行います。

電子書類からの多部数プリント、電子ブックの作成、データの整理・保管に関するご相談など、電子化を最大限活かすサービスも承ります。

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